Como sobreviver à reuniões de feedback individuais

reuinião de feedback individual

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O que esperar do seu líder

e como passar suas expectativas para ele

Saiba como sobreviver à reuniões de feedback individuais, alinhar suas expectativas e saber o que a empresa espera de você. Para começar, é importante ter em mente que estas reuniões de feedback são trocas de experiências. Você vai alinhar previamente a forma do feedback diretamente com a pessoa que estará conversando, isso ajudará a saber se é um feedback unidirecional (que uma pessoa fala sobre os pontos para a outra), ou se será bidirecional (onde as duas pessoas farão sugestões e darão direcionamento, uma para a outra). O objetivo destas conversas é ter algo construtivo e sair com um plano de ação que será realizado no decorrer de um período estabelecido. No término do período estabelecido outra reunião é realizada, e são avaliados novamente os pontos que foram discutidos… E isso acontece de forma cíclica. Conversa/Planejamento – Crescimento – Análise/Resultados.

Sempre que convido alguém para estas reuniões, deixo clara a minha intenção. Escrevo a pauta e explico se é para ser algo unidirecional ou bidirecional. Posso dizer, com base na minha experiência, até hoje esta forma funcionou!

Se você está fazendo essa conversa com líderes, sejam líderes técnicos ou de carreira, lembre-se que esta pessoa está ali para deixar sua vida dentro da empresa mais tranquila. É para este líder que você precisa deixar clara suas expectativas. E se for o caso, vão traçar um plano em conjunto pensando no que é importante para o seu desenvolvimento e o que a empresa espera. O compromisso de realizar esse plano é de quem recebe o feedback, e os resultados alcançados serão discutidos novamente em uma reunião após o prazo determinado na reunião. Lembre-se: Conversa/Planejamento – Crescimento – Análise/Resultados.

Pauta da conversa

Eu costumo enviar um e-mail para as pessoas que participarão das reuniões de feedback, deixando claro qual é o tipo de conversa e quais são os pontos a serem tratados. Procuro deixar no mínimo uma semana de intervalo de tempo entre o e-mail de convite e a reunião, para todos terem tempo de pensar sobre os tópicos que serão abordados. Essa reunião não é uma sabatina, os participantes devem estar preparados com os pontos definidos na pauta. Mas sempre funciona? Não! As vezes as pessoas precisam de mais tempo, então é importante ter flexibilidade e entender o momento de cada um. Contudo, também é importante deixar claro a importância das reuniões de feedback para estas pessoas que receberão.

Cada situação gera pautas de conversas diferentes, pode ser que em uma reunião a pauta envolva trabalho remoto ou home office. Pode ser que em outra conversa a pauta tenha itens que envolvam viagens a trabalho. Mas para cada situação, por mais distinto que seja o trabalho da empresa, o foco sempre é ajudar a pessoa que está recebendo o feedback.

É saudável que as pessoas participem desta conversa buscando um caminho construtivo. Inclusive há uma área de estudos que sugere justamente isso, a Comunicação Não Violenta.

Reunião de feedback unidirecional

Quando estas conversas acontecem, costumam ser para tratar um assunto pontual. Contudo, pode envolver o campo do comportamento, plano de carreira, posicionamento… O que acontece neste tipo de reunião de feedback é que uma pessoa (quem está passando o feedback) apresenta os pontos para a outra (que está recebendo o feedback), e os pontos são discutidos com foco exclusivo em ajudar quem está recebendo. Neste caso não é uma via de mão dupla, onde quem está recebendo o feedback também oferece sua ajuda para quem originalmente estava passando. Isso acontece no feedback bidirecional. A discussão construtiva e saudável é fundamental para o sucesso deste tipo de conversa.

Quem recebe o feedback precisa estar com a cabeça aberta, mas isso nem sempre acontece. Há situações que as pessoas que recebem feedback não se sentem confortáveis com a situação, e preferem não falar sobre o assunto. É sensato que a pessoa que passará o feedback faça um balanço para entender se é uma boa abordagem fazer o feedback assim mesmo ou se é melhor deixar passar. Mais uma vez, isso não tem receita de bolo. Cada situação é uma situação diferente.

Uma forma rápida (e até superficial) de ponderar isso é analisar qual esfera envolve o feedback. Se for uma situação que está em desacordo com a política da empresa, ou que envolve o relacionamento desta pessoa com outros do time que ela trabalha, é algo que deve ser conversado mesmo gerando desconforto. Porém, se a conversa for para ajudar a pessoa em em caminho no qual envolva algo individual, ou que não cause interferência em outras esferas, conversar previamente e expor a situação para a pessoa pode ajudar a saber se uma reunião formal para abordar o assunto é o caminho esperado ou não.

Reunião de feedback bidirecional

Diferente da reunião onde uma pessoa passa o feedback e a outra recebe, neste tipo de conversa as duas pessoas envolvidas trocam sugestões e traçam um plano de ação, cada uma com a ajuda da outra. Cada pessoa tem seus itens que precisam de evolução, da mesma forma que cada pessoa tem seu tempo para alcançar os resultados. Geralmente estas conversas são recorrentes, acontecendo de tempos em tempos. Não estão condicionadas à um assunto pontual, é algo que envolve individualmente cada pessoa daquele time/área/departamento ou pessoas que trabalham com um líder que tenta deixar as coisas mais transparentes.

Nestas reuniões a pauta será direcionada, em primeiro lugar, para a pessoa que recebe o feedback. Depois o papel inverte e quem recebeu o feedback agora passará o seu feedback. Sempre buscando um caminho saudável e construtivo, sem julgamentos.

O resultado destas reuniões são planos plausíveis que ajudam as duas pessoas a evoluir. É interessante ver que há situações na qual as sugestões de evolução pegam os recebedores de surpresa, isso acontece porque alguém de fora está vendo um ponto de evolução que nós mesmos não vemos. Isso é bastante rico! É uma evolução constante na nossa forma de trabalhar e viver em “sociedade” na empresa.

Sobrevivendo à reunião

Independente de qual seja o tipo de reunião, o caminho de como sobreviver à reuniões de feedback individuais é o mesmo. Ajudar as pessoas!

Ao se discutir os pontos da pauta da reunião, anote os itens das interações para criar o plano de ação. Em primeiro lugar, ouça as respostas que a pessoa que está recebendo o feedback tem para compartilhar contigo. Só assim você conseguirá entender o momento da pessoa, e poderá ajudar a montar um plano de ação para evolução dos pontos que estão precisando de apoio.

É muito importante que a pessoa que está passando o feedback tenha conhecimento sobre as politicas e normas da empresa. Isso ajuda a não direcionar algo que vá na contramão do que a empresa pratica. Contudo, é importante que a pessoa que está passando o feedback não julgue quem está recebendo. Julgar as atitudes só fará com que aumente a ansiedade e o nervosismo! Mas não é o que precisamos nestas conversas.

Caso seja necessário, envolva outras pessoas que podem ajudar nessa conversa. Profissionais das áreas de pessoas podem ajudar a deixar o clima mais amigável, já que uma das frentes de atuação é cuidar de pessoas. Em algumas situações onde a área de pessoas da empresa só é envolvida em casos de desligamento, com certeza não é uma boa opção convidá-los! Cada empresa terá sua área de pessoas 🙂

Conhecimento de causa

A discussão das ações deve ser construtiva, sempre com base em fatos e evidências. Não é aceitável que a pessoa que está passando o feedback faça sugestões ou direcionamentos baseado em sua vontade ou crença, estar pautado em evidências ou documentos é o que se espera. Da mesma forma que quem recebe o feedback não deveria rebater fatos apresentados, utilizando como base suas crenças ou vontades. Por isso é importante que ambas pessoas estejam abertas a ouvir coisas que são contrárias às suas atitudes. E entender que estes feedbacks são para tentar melhorar o bem estar de quem está recebendo.

Não especule! Evite fazer suposições a todo custo. Da mesma forma que não deveria inventar situações irreais para suportar sua atitude. Se por algum motivo uma ação foi errada, mal planejada, feita sem pensar… Aprenda com isso e corrija o problema causado. Mas de forma alguma invente algo para sustentar suas ações. Estas atitudes quebram o respeito e confiança sua com a outra pessoa que está conversando, seja você quem está passando ou recebendo o feedback.

Evite ser uma barreira impenetrável na conversa. Se você discordar de algo, sinalize. Mas pense quando fazer isso, não é porque alguém está colocando um fato sobre uma determinada situação, que você precisa simplesmente negar aquilo para se proteger. Lembre-se que o objetivo é melhorar o seu período de trabalho dentro da empresa.

A conversa durante a reunião

É importante deixar claro quais são as expectativas que se espera da pessoa que está recebendo o feedback, e ouvir dela quais são as expectativas que ela tem da empresa. Por mais que isso aconteça durante a contratação, é sempre bom relembrar e atualizar as expectativas. Pode ser que um novo desejo seja apresentado pela pessoa que está recebendo o feedback, ou que a empresa tenha pensado em uma nova área de atuação. Então é bom relembrar e atualizar as expectativas.

Para materializar um exemplo de como traçar um plano de ação, imagine que você trabalhe em uma área Inteligência Artificial. A área de IA tem uma história grande, e pode-se ter aplicações em diversas áreas no nosso cotidiano.

Imagine que a pessoa é especialista em uma área, mas apresenta interesse em uma nova. Ela atualiza sua expectativa para quem está passando o feedback, informando que gostaria de participar em projetos dentro da empresa que poderão dar experiência à ela nesta nova área.

Este tipo desafio pode ter duas saídas, uma fácil e outra difícil. É mais difícil de resolver quando o profissional tentar se desenvolver em uma frente na qual a empresa não possui projetos ou não tem interesse em atuar. Como exemplo, imagine que a pessoa queira trabalhar com Veículos Autônomos mas a empresa não atua nesta frente. É importante deixar claro para a pessoa que não é o foco da empresa e não tem como dar suporte para ela neste caso. Mas se ela busca trabalhar com Visão Computacional e existem projetos que encaixam neste cenário, é saudável envolver a pessoa nestes desafios para ela poder aumentar sua experiência.

Plano de ação

Com o término da reunião, existe uma chamada de ação! Essa chamada é para gerar o plano de ação. Geralmente uma nova reunião é marcada por quem recebeu o feedback, para traçar em conjunto o plano de ação. Esse plano geralmente tem um calendário com marcos que permitem a construção do conhecimento, sempre evoluindo o estudo. Normalmente durante a conversa todos presentes anotam as interações, e isso ajudará a criar o plano. Quando a pessoa que passou o feedback retorna para essa chamada de ação, já vai preparada com uma estrutura consolidada de artefatos que ajudará a quem recebeu o feedback a alcançar aqueles objetivos.

É esperado que a pessoa que fará o estudo, dê as datas de marco que acredita que conseguirá aprender aquilo. Não deve haver julgamento de quem está lá ajudando, o tempo individual de cada pessoa é único. O plano de ação é construído para evoluir uma pessoa, e essa evolução pode ser mais rápida ou mais lenta que a de outra pessoa. Então, não julgue!

Na reunião de feedback seguinte, o plano de ação será repassado, e discutidos os sucessos e falhas que apareceram. Isso ajudará a aprender o que funciona ou que não funciona para a pessoa, e será ajustado com o novo Plano de Ação!

E agora, o que fazer?

Agora que já sabe como sobreviver à reuniões de feedback individuais, marque a sua conversa com seus lideres. Mas antes, passe esse texto para eles 🙂

Sobre Diego Nogare 306 Artigos
Diego Nogare é CDO - Chief Data Officer - na Lambda3. Também é professor em programas de pós graduação no Mackenzie e na FIAP, em São Paulo. Foi nomeado como Microsoft MVP por 11 anos seguidos, e hoje faz parte do programa Microsoft Regional Director.